Prowadzisz firmę transportową albo po prostu zleciłeś przewóz ładunku. Towar miał dotrzeć w poniedziałek, ale dojechał dopiero w środę albo tego samego dnia jednak dużo po ustalonym terminie awizacji. Odbiorca poniósł dodatkowe koszty za późniejszy rozładunek, stracił kontrakt albo jego klient naliczył mu obciążenie.
W takim momencie najcześciej wydaje się więc, że kolejnym krokiem będzie ustalenie wysokości szkody i skierowanie roszczenia do przewoźnika. Część przedsiębiorców zapomina jednak, że w przewozach podlegających Konwencji CMR jest jeden ważny termin, o którym bardzo łatwo zapomnieć.
Termin ten wynosi 21 dni.
W przypadku szkody wynikającej z opóźnienia dostawy ten termin może zdecydować o tym, czy odszkodowania w ogóle będzie można skutecznie dochodzić od przewoźnika.
Skąd bierze się 21 dni?
Zasada ta wynika wprost z brzmienia art. 30 ust. 3 Konwencji CMR.
Zgodnie z tym przepisem opóźnienie dostawy może stanowić podstawę do odszkodowania tylko wtedy, gdy zastrzeżenie dotyczące opóźnienia zostanie skierowane do przewoźnika na piśmie w terminie 21 dni od dnia postawienia towaru do dyspozycji odbiorcy.
W tym miejscu należy zapamiętać, że termin 21 dni to nie jest termin na dokładne wyliczenie szkody.
Nie trzeba w tym czasie znać ostatecznej wysokości odszkodowania, mieć wszystkich faktur, not obciążeniowych czy dokumentów potwierdzających poniesione koszty. Na tym etapie często będzie to niemożliwe. W tym momencie najważniejsze jest zabezpieczenie samego roszczenia.
Wystarczające będzie bowiem wskazanie, że doszło do samego faktu opóźnienia dostawy i w związku z tym zdarzeniem mogło dojść do szkody. Przepis oraz doktryna nie wskazują obowiązku podawania już w zastrzeżeniu konkretnej wysokości szkody.
W praktyce najpierw należy więc zgłosić opóźnienie w odpowiednim terminie i formie, a dopiero później można uzupełniać dokumentację i precyzyjnie wyliczać wysokość poniesionej szkody.
Co się stanie, jeżeli 21 dni minie?
Tutaj przepisy CMR są wyjątkowo jednoznaczne.
W zakresie niektórych rodzajów szkód brak odpowiednio szybkiego zgłoszenia powoduje głównie problemy dowodowe. Nadal można próbować wykazać, że szkoda rzeczywiście powstała podczas przewozu.
Przy opóźnieniu jest inaczej.
Jeżeli zastrzeżenie nie zostanie skutecznie zgłoszone w terminie 21 dni, roszczenie z tytułu opóźnienia wygasa z mocy prawa.
Nie chodzi więc tylko o to, że dochodzenie odszkodowania będzie trudniejsze.
Może ono stać się po prostu niemożliwe. Takie podejście pojawia się również w polskim orzecznictwie. Sądy wskazują, że termin z art. 30 ust. 3 CMR ma charakter zawity, a jego przekroczenie prowadzi do wygaśnięcia roszczenia.
Dlatego w przypadku opóźnienia nie zaleca się czekać, aż kontrahent:
- prześle notę obciążeniową,
- przedstawi faktury,
- dokładnie wyliczy stratę,
- zakończy rozmowy ze swoim kontrahentem.
Jeżeli wiadomo, że dostawa była opóźniona i może z tego wyniknąć szkoda, w pierwszej kolejności jako przedsiębiorca powinieneś pamiętać o zabezpieczeniu terminu.
Od kiedy liczymy 21 dni?
Termin zaczyna biega od postawienia towaru do dyspozycji odbiorcy. Nie zawsze musi być to zatem dokładnie ten sam moment, w którym odbiorca faktycznie przejmie przesyłkę. Ma to znaczenie chociażby w sytuacji, gdy towar został podstawiony do rozładunku, ale odbiorca z jakiegoś powodu odmawia jego przyjęcia.
Co istotne, w tym zakresie termin obejmuje 21 dni kalendarzowych.
Czy trzeba czekać, aż transport faktycznie się zakończy?
Nie zawsze.
Może przecież zdarzyć się sytuacja, w której już w trakcie transportu jest oczywiste, że przewoźnik nie będzie w stanie dostarczyć towaru w ustalonym terminie.
Doktryna w tym zakresie dopuszcza możliwość zgłoszenia zastrzeżenia dotyczącego opóźnienia jeszcze przed postawieniem towaru do dyspozycji odbiorcy, a nawet przed upływem terminu dostawy, jeżeli z okoliczności jednoznacznie wynika, że termin nie zostanie dotrzymany.
Uwaga na formę. Zwykły e-mail może nie wystarczyć
Największą pułapką i błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest brak zachowania właściwej formy do złożenia zastrzeżeń.
Konwencja wprost wymaga, aby zastrzeżenie do przewoźnika zostało skierowane na piśmie.
I choć w realiach branży transportowej i obecnego rynku międzynarodowego większość komunikacji odbywa się obecnie mailowo albo przez komunikatory na giełdach transportowych, nie oznacza to automatycznie, że każda taka wiadomość spełni wymagania Konwencji.
Tematem zajął się Sąd Najwyższy w wyroku z 26 stycznia 2024 r., sygn. II CSKP 1971/22. Sąd ten przyjął rygorystyczne stanowisko i uznał, że zwykła wiadomość e-mail nie spełnia wymogu pisemności wynikającego z art. 30 ust. 3 CMR.
To szczególnie istotne, ponieważ można znaleźć również stanowiska doktryny opowiadające się za mniej formalistycznym podejściem, wskazując jako dopuszczalne posłużenie się podpisanym skanem przesłanym pocztą elektroniczną.
Mając jednak na uwadze stanowisko Sądu Najwyższego, wyrażone w stosunkowo nowym orzeczeniu, nie należy opierać zabezpieczenia roszczenia wyłącznie na zwykłej wiadomości e-mail. Komunikacja elektroniczna może natomiast spełniać wymóg formy pisemnej, jeżeli zostaną zachowane dodatkowe warunki, np. wiadomość zostanie opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W zakresie spraw odszkodowawczych warto za wczasu zadbać o formę, która nie będzie później przedmiotem sporu.
Co powinno znaleźć się w zastrzeżeniu?
Konwencja CMR nie wymaga rozbudowanej treści zastrzeżenia.
Na tym etapie uprawiony do odszkodowania nie musi jeszcze:
- przedstawiać pełnego wyliczenia szkody,
- dołączać wszystkich faktur,
- wykazywać każdego poniesionego kosztu,
- określać ostatecznej kwoty dochodzonego odszkodowania.
Zastrzeżenie powinno przede wszystkim jasno wskazywać, że dostawa została wykonana z opóźnieniem.
Jego funkcją jest poinformowanie przewoźnika, że sposób wykonania przewozu jest kwestionowany i że opóźnienie może prowadzić do powstania roszczenia odszkodowawczego.
Z praktycznego punktu widzenia w treści zastrzeżenia warto wskazać przynajmniej numer zlecenia lub inny sposób identyfikacji transportu, dane przewożonego towaru, planowany termin dostawy, rzeczywisty termin dostawy (lub jednoznaczne wskazanie, że termin nie zostanie dochowany) oraz informację, że w związku z opóźnieniem osoba uprawniona zastrzega możliwość dochodzenia odszkodowania.
Kto może zgłosić zastrzeżenie?
Zastrzeżenie może zgłosić nadawca albo odbiorca przesyłki, ponieważ to tym podmiotom może przysługiwać prawo dochodzenia roszczeń związanych z opóźnieniem.
Co więcej, prawidłowo złożone zastrzeżenie co do zasady zabezpiecza roszczenie niezależnie od tego, który z tych podmiotów je złożył.
Opóźnienie dostawy to nie zawsze to samo co szkoda w towarze
Zwrócić na końcu należy uwagę, że art. 30 ust. 3 CMR dotyczy wyłącznie szkody wynikającej z samego opóźnienia dostawy.
Przykładowo: towar przyjechał w dobrym stanie, ale dwa dni za późno i właśnie z tego powodu powstały dodatkowe koszty albo strata.
Inaczej należy oceniać sytuację, w której na skutek opóźnienia doszło jednocześnie do uszkodzenia samego towaru.
W takim przypadku nie stosujemy automatycznie 21-dniowego terminu przewidzianego dla opóźnienia. Zastosowanie mogą znaleźć zasady dotyczące zastrzeżeń związanych ze stanem przesyłki.
To rozróżnienie jest szczególnie istotne przy przewozach produktów spożywczych, towarów wymagających określonej temperatury czy ładunków wrażliwych na czas transportu.
21 dni, o których warto pamiętać od razu
W sporach transportowych dużo uwagi poświęca się temu, kto odpowiada za opóźnienie i jaka rzeczywiście powstała szkoda.
W tym przypadku konieczne jest jednak, aby w pierwszej kolejności ustalić podstawową kwestię:
czy zastrzeżenie dotyczące opóźnienia zostało skutecznie zgłoszone w ciągu 21 dni?
Potrzebujesz wsparcia w sprawie transportowej?
Jeżeli potrzebujesz pomocy w ocenie opóźnienia, przygotowaniu zastrzeżenia albo analizie roszczenia z przewozu, sprawdź zakres usług prawnych lub opisz swoją sprawę.